Sommatiebrief sturen bij wanbetaling
Wanneer een klant, opdrachtgever of zakenpartner een factuur niet betaalt, kan dat vervelende gevolgen hebben voor je onderneming.
Vaak stuur je eerst een herinnering en een aanmaning.
Blijft betaling daarna alsnog uit, dan kun je een sommatiebrief sturen. Dit is een laatste waarschuwing waarin je de debiteur sommeert om te betalen, voordat er juridische stappen worden genomen.
In dit artikel lees je hoe je een sommatiebrief opstelt en vind je een voorbeeld onderaan dit artikel die je direct kunt gebruiken. Een voorbeeld van ZZP’er Jan de Haan uit Amsterdam die een factuur betaald wil krijgen van opdrachtgever KPN.
Wat is een sommatiebrief?
Een sommatiebrief is een formele brief waarin je iemand opdraagt om een schuld te voldoen binnen een duidelijke termijn.
Het is vaak de laatste stap voordat je een incassobureau of de rechter inschakelt.
Wanneer stuur je een sommatie?
Een sommatiebrief stuur je wanneer:
- Een klant of zakenpartner ondanks eerdere herinneringen en aanmaningen niet betaalt
- Je juridische stappen wilt voorbereiden
- Je duidelijkheid en bewijs wilt creëren voor verdere procedures
Wat moet er in een sommatiebrief staan?
Een goede sommatiebrief bevat altijd:
- Je bedrijfsgegevens en die van de debiteur
- Het factuurnummer, de factuurdatum en het openstaande bedrag
- Een duidelijke termijn waarbinnen betaald moet worden (meestal 7 of 14 dagen)
- De vermelding dat er verdere stappen volgen bij uitblijven van betaling
- Eventuele extra kosten die in rekening gebracht kunnen worden
Aanvullingen voor een sterke sommatiebrief
- Houd de toon zakelijk en duidelijk, vermijd emotionele taal
- Vermeld altijd concrete bedragen en data
- Stel een korte en strikte betalingstermijn
- Verstuur de brief aangetekend voor bewijs
- Bewaar een kopie voor je administratie
Voorbeeld sommatiebrief bij wanbetaling
Amsterdam, 16 november [jaar]
Aan:
KPN Zakelijke Dienstverlening
T.a.v. financiële administratie
Martiniweg 12
9723 LC Groningen
Betreft: sommatie tot betaling factuur 2025-1147
Geachte heer/mevrouw,
Ondanks eerdere herinneringen en aanmaningen heb ik tot op heden geen betaling van u ontvangen voor factuur 2025-1147, gedateerd 3 oktober [jaar], ter hoogte van € 2.380,-.
Deze factuur had uiterlijk op 3 november [jaar] voldaan moeten zijn.
Hierbij sommeren wij u om het openstaande bedrag van € 2.380,- binnen 7 dagen na dagtekening van deze brief alsnog over te maken op rekeningnummer NL45 INGB 4729 0021 18, ten name van De Haan IT-Consultancy.
Indien betaling binnen deze termijn uitblijft, zie ik mij genoodzaakt verdere stappen te ondernemen, waaronder het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure.
Alle hieruit voortvloeiende kosten zullen volledig aan u worden doorbelast, conform de wettelijke bepalingen.
Ik vertrouw erop dat u alsnog tijdig aan uw betalingsverplichting voldoet.
Met vriendelijke groet,
Jan de Haan
Eigenaar / ZZP’er – De Haan IT-Consultancy
Keizersgracht 228
1016 DZ Amsterdam
Tel: 06-12844390
E-mail: info@dehaan-it.nl
Voorbeeld downloaden in Word en PDF
Hieronder kun je het voorbeeld van een sommatiebrief bij wanbetaling downloaden in een Word bestand of PDF bestand.
Voorbeeld in Word bestand:
Voorbeeld in PDF bestand:
Hoe gebruik je dit voorbeeld?
Gebruik dit voorbeeld als leidraad en vul het aan met jouw factuurgegevens en bedragen.
Houd de toon zakelijk en professioneel.
Dit geeft de debiteur een laatste kans om alsnog te betalen zonder extra kosten.
Veelgestelde vragen over sommatiebrieven
Is een sommatiebrief verplicht?
Nee, maar het is sterk aan te raden.
Het geeft je bewijs richting incassobureau of rechter.
Hoe lang moet ik de debiteur geven?
Meestal 7 tot 14 dagen, afhankelijk van de situatie.
Kan ik extra kosten rekenen?
Ja, als je dat hebt vermeld in je algemene voorwaarden of als de wet dit toestaat.
Wat als er geen betaling volgt?
Dan kun je een incassobureau inschakelen of naar de rechter stappen.
Met dit voorbeeld en de uitleg kun je zelf een duidelijke en juridisch sterke sommatiebrief schrijven bij wanbetaling.
Zo geef je de debiteur een laatste kans en zet je een formele stap richting inning van je vordering.